Smartevo vous permet d'organiser et de suivre vos projets créatifs, de la demande jusqu'à la diffusion. Cet article présente les principaux éléments de Smartevo, dans l'ordre où vous les rencontrerez : dossiers, projets, briefs, tâches, contenus créatifs, publications et bilans.
Dossier → Projet → Brief → Tâches → Contenus créatifs → Publication → Bilan
Deux repères pour vous orienter :
Le panneau latéral regroupe des espaces (Dossiers, Projets, Briefs, Tâches, Contenus créatifs…). Chacun rassemble tous les éléments d'un même type, tous projets confondus.
À l'intérieur d'un projet, les fonctionnalités sont organisées en modules (Briefs, Planning et tâches, Contenus créatifs…).
1. Dossiers
Les dossiers servent à ranger vos projets. Ils vous permettent de :
regrouper les projets par thématique, avec des sous-dossiers si besoin ;
retrouver un projet en naviguant dans l'arborescence ;
définir qui a accès aux projets : votre entreprise, certains services ou des entreprises externes.
Où les trouver : espace Dossiers.
→ En savoir plus : Qu'est-ce qu'un dossier ?
2. Projets
Le projet centralise tout ce qui concerne une réalisation, de la demande jusqu'à la diffusion. Chaque projet appartient à un dossier, que vous choisissez à sa création.
Un projet est composé de modules, que vous activez ou désactivez depuis le menu "…" de la page Résumé du projet :
Module | Rôle |
Briefs | Cadrer la demande |
Liens et documents | Rassembler les documents et liens utiles au projet |
Planning et tâches | Organiser le travail dans le temps |
Contenus créatifs | Annoter et valider les créations |
Liens partagés | Partager des contenus avec des personnes qui n'ont pas Smartevo |
Publications | Préparer la diffusion des contenus validés |
Bilan | Comparer le temps planifié et le temps passé |
Où les trouver : espace Projets. Le projet ouvert apparaît aussi sous Projet sélectionné, avec son dossier.
→ En savoir plus : Qu'est-ce qu'un projet ?
3. Briefs
Le brief sert à cadrer le besoin avant de lancer le travail : objectifs, attentes, informations utiles. Toutes les personnes impliquées partent ainsi sur les mêmes bases.
Le demandeur remplit le brief à partir d'un modèle de brief, créé en configuration, qui définit les champs à renseigner. Un projet peut contenir plusieurs briefs.
Vous pouvez aussi créer un brief autonome, en dehors de tout projet, puis créer un projet à partir de ce brief si besoin.
Où les trouver : espace Briefs, ou module Briefs dans un projet.
→ En savoir plus : Qu'est-ce qu'un brief ?
4. Planning et tâches
Le module Planning et tâches sert à organiser le travail dans le temps. Chaque tâche correspond à une action à réaliser. Vous pouvez l'assigner à un ou plusieurs utilisateurs, définir ses dates, suivre son avancement, la détailler dans une checklist et lui affecter des ressources matérielles.
Le planning s'affiche selon plusieurs vues : Chronologie, Calendrier, Agenda, Kanban et Liste.
Une tâche peut aussi être créée en dehors de tout projet : c'est une tâche autonome.
Où les trouver : espaces Tâches et Plannings pour toutes les tâches, espace Mon planning pour les vôtres.
→ En savoir plus : Qu'est-ce qu'une tâche ? · Qu'est-ce qu'un planning ?
5. Contenus créatifs
Le module Contenus créatifs centralise les créations (vidéos, images, PDF, fichiers audio) et les fait passer par un circuit d'annotation et de validation. Il vous permet de :
importer les contenus et suivre leurs versions ;
annoter un contenu pour indiquer les modifications à apporter (sur une vidéo, chaque annotation est associée à un timecode) ;
comparer deux versions ;
valider la version conforme ;
partager des contenus avec une personne qui n'a pas Smartevo, grâce à un lien partagé.
Contenus créatifs ou Liens et documents ?
Les contenus créatifs sont des créations à valider. Les documents du module Liens et documents (fichier de suivi, compte rendu de réunion…) sont utiles au projet mais n'ont pas à être validés.
Où les trouver : espace Contenus créatifs, ou module Contenus créatifs dans un projet.
→ En savoir plus : À quoi sert l'espace Contenus créatifs ? · Liens et documents : différence avec les contenus créatifs
6. Publications
Le module Publications sert à préparer et diffuser vos contenus créatifs validés sur LinkedIn, Instagram, TikTok ou un site web. Pour chaque publication, vous choisissez la destination, sélectionnez un contenu validé, rédigez la description, puis validez la publication.
Si le compte de destination est connecté à Smartevo, la publication se publie en un clic le jour J.
Où les trouver : module Publications de chaque projet.
→ En savoir plus : À quoi sert le module Publications ?
7. Bilans
Le module Bilan compare le temps planifié et le temps passé sur le projet. Vous identifiez ainsi les écarts et ajustez vos prochains plannings.
Où le trouver : module Bilan dans un projet.