Dans Smartevo, chaque projet est composé de plusieurs modules. Le modèle de projet utilisé détermine ceux qui sont activés par défaut à la création du projet, mais vous pouvez ensuite les activer ou les désactiver depuis son résumé, selon vos besoins.
Nous allons vous présenter brièvement les modules qui composent un projet. Nous les aborderons un par un, en vous expliquant ce que vous pouvez y faire, avec pour chacun un lien menant directement vers plus d'informations.
Comprendre le module Brief
Le module Brief vous permet de cadrer un projet dès son lancement, pour aligner toutes les parties prenantes sur le besoin, les objectifs et les attentes.
Vous pouvez créer un ou plusieurs briefs pour un même projet.
Un modèle de brief, configuré par l'administrateur, vous permet de choisir les champs à faire renseigner par la personne qui fait le brief (texte court, texte long, date, nombre, liste à choix, etc.), pour cadrer précisément chaque type de brief.
Le statut du brief (Édition, À traiter, Projet créé, Refusé) vous permet d'en suivre l'avancement.
Ce module sera détaillé dans Briefs et Configuration (pour créer les modèles).
Comprendre le module Proposition
Le module Proposition vous permet de formaliser votre réponse à un brief : budget prévisionnel, nombre d'heures estimé, date de livraison possible et description du contenu.
Vous pouvez créer plusieurs propositions pour un même brief.
L'estimation financière incluse peut faire office de devis simplifié.
Ce module sera détaillé dans Proposition.
Comprendre le module Production
Le module Production vous permet d'organiser un tournage photo ou vidéo au sein d'un projet.
Vous pouvez y centraliser les informations logistiques : lieux, dates, intervenants, ressources humaines et matérielles.
Vous pouvez ainsi générer la feuille de route et associer le compte rendu du tournage.
Ce module sera détaillé dans Production.
Comprendre le module Liens et documents
Le module Liens et documents vous permet de centraliser, au sein d'un projet, des liens et fichiers de référence.
Contrairement aux contenus créatifs, ces liens et fichiers n'ont pas vocation à être annotés ou validés.
Vous pouvez y rassembler des documents de cadrage (PowerPoint, Word, Excel) ou des liens externes utiles au projet.
Ce module sera détaillé dans Liens et documents.
Comprendre le module Planning et tâches
Le module Planning et tâches vous permet de visualiser et d'organiser dans le temps l'ensemble des tâches d'un projet.
Vous pouvez afficher le planning selon 5 vues : liste, tableau par section, ou chronologie (par section, par tâche ou par ressource).
Un modèle de planning vous permet de préremplir une suite de tâches à la création du projet ou à la création du planning du projet.
Vous pouvez configurer des modèles de tâche, des types de tâche et des étiquettes pour préciser encore davantage vos tâches.
Ce module sera détaillé dans Planning, Tâches et Configuration (pour créer les modèles).
Comprendre le module Contenus créatifs
Le module Contenus créatifs vous permet d'importer, d'annoter et de valider vos fichiers créatifs (vidéo, image, PDF, audio), qu'ils soient créés en interne ou par des prestataires externes.
Vous pouvez paramétrer votre propre cycle d'annotation et de validation.
Vous pouvez comparer deux versions d'un contenu pour identifier les modifications apportées.
Un plugin Adobe vous permet d'exporter vos annotations Smartevo directement dans Premiere Pro et After Effect.
Une seule version du contenu est active à la fois, pour éviter toute erreur de version, et l'historique des annotations et validations est conservé.
Ce module sera détaillé dans Contenus créatifs.
Comprendre le module Liens partagés
Le module Liens partagés vous permet de centraliser et voir les informations des liens de partage crées à partir des contenus créatifs.
Vous pouvez copier le lien ou l'envoyer directement par courriel.
Vous pouvez paramétrer les permissions et options d'accès selon vos besoins.
Ce module sera détaillé dans Contenus créatifs.
Comprendre le module Publications
Le module Publications vous permet de préparer une publication à destination de vos réseaux sociaux.
Vous pouvez associer vos comptes Instagram et LinkedIn pour publier en un clic.
Vous pouvez créer une publication directement à partir d'un brief.
Une publication comprend le texte, des hashtags si besoin et le contenu associé.
Les hashtags et d'autres métadonnées peuvent être générés par l'IA intégrée.
Ce module sera détaillé dans Publications.
Comprendre le module Feuille de temps
Le module Feuille de temps vous permet de comparer le temps planifié pour vos tâches et le temps réellement passé sur leur réalisation, pour ajuster les charges et analyser le temps consacré au projet. Ces temps alimentent ensuite le bilan du projet.
Ce module sera détaillé dans Feuille de temps.
Comprendre le module Bilan
Le module Bilan vous permet d'identifier les écarts entre le prévisionnel, le planifié et le réalisé, aussi bien en temps qu'en dépenses.
Vous pouvez le consulter par tâche ou par ressource (humaine ou matérielle).
Pour chacune de ces vues, vous pouvez basculer entre Temps (heures) et Finance (dépenses).
Ce module sera détaillé dans Bilan (projet)
Comprendre le module Equipe
Le module Équipe vous permet de gérer les personnes qui contribuent à un projet et les droits qui leur sont propres.
Vous pouvez suivre la composition de l'équipe par rapport à un modèle d'équipe, lorsque le projet en utilise un.
Vous pouvez également personnaliser les droits de chaque membre, module fonctionnel par module fonctionnel.
Ce module sera détaillé dans Équipe.