Glossaire

Accueil : Page centrale de Smartevo offrant une vue d'ensemble de l'activité : projets en cours, tâches (du jour, à venir, en retard), contenus et chiffres clés.

Annoter : Formuler des retours précis directement sur un contenu : commentaires, outil pinceau, formes géométriques pour entourer une zone, et, pour les vidéos, commentaires associés à un timecode.

Assistant IA (bêta) : Fonctionnalité de génération assistée par intelligence artificielle, disponible à plusieurs endroits de Smartevo (personnalisation dans Mon entreprise et Mon profil, génération des métadonnées d'une publication…), à partir de sources sélectionnables propres à chaque contexte.

Bilan : Synthèse des écarts entre temps planifié et temps passé. Chaque projet dispose d'un bilan projet, d'un bilan des tâches et d'un bilan des ressources ; des bilans globaux sont également accessibles depuis le menu de gauche « Bilans ».

Brief (demande) : Point de départ de tout projet dans Smartevo. Il cadre le besoin, les objectifs et les attentes dès le lancement afin d'aligner toutes les parties prenantes.

Champs spécifiques (contenus) : Métadonnées additionnelles créées en configuration et associées à un contenu (format, langue…). Consultables depuis un contenu, menu « … » puis « Éditer » et « Métadonnées ».

Checklist : Champ facultatif d'une tâche listant une série d'actions à cocher au fur et à mesure de leur réalisation ; peut être attribuée à un utilisateur.

Clients externes : Entités ou organisations extérieures à l'entreprise pour lesquelles des projets sont réalisés ; permettent d'identifier le client final et de structurer le suivi et l'analyse des projets.

Clients internes : Services ou équipes de l'entreprise (marketing, juridique, commercial…), permettant d'identifier le demandeur interne et d'organiser l'activité par service.

Code tarifaire : Tarif horaire créé en configuration (Finance), avec un nom et un coût horaire, que chaque utilisateur sélectionne depuis son profil. Sert de base au calcul des dépenses d'une ressource humaine dans le bilan financier d'un projet.

Comparer les versions : Fonctionnalité permettant de visualiser les différences entre deux versions d'un même contenu, pour identifier rapidement les modifications et faciliter la validation.

Configuration : Espace d'administration permettant d'activer et de paramétrer les fonctionnalités de Smartevo pour adapter le pilotage des projets aux besoins de l'organisation.

Contenu : Support de communication créatif produit dans le cadre d'un projet : vidéo (.mp4), image (.png, .jpeg), PDF ou audio (.mp3). Suivi à travers ses versions, annotations et validations.

Contenu importé en attente : Statut applicable uniquement aux versions internes des contenus : il indique qu'un contenu n'est ni en cours d'annotation ni en validation, car une action reste attendue.

Coût horaire : Base de calcul des dépenses d'une ressource dans le bilan financier d'un projet. Pour une ressource humaine, il provient du code tarifaire sélectionné dans son profil ; pour une ressource matérielle, il est renseigné directement sur la ressource, dans Ressources matérielles.

Entreprises externes : Structures partenaires ou prestataires intervenant sur des projets (agences, freelances, fournisseurs…), permettant de structurer la collaboration avec les acteurs externes. Un freelance ou un indépendant peut y être enregistré simplement sous son nom et prénom.

Étiquettes (projets / tâches) : Mots-clés configurables associés aux projets ou aux tâches afin d'appliquer des filtres par étiquette.

Feuille de temps : Comparaison entre le temps planifié pour les tâches et le temps réellement passé sur leur réalisation, pour suivre les écarts et analyser le temps consacré à chaque projet. Une flèche entre les colonnes Temps planifié et Temps passé permet de reporter directement le temps planifié en temps passé lorsque les deux sont identiques.

Fonction (utilisateur) : Qualifie les utilisateurs et les responsables de projet. Configurée par un administrateur dans Utilisateurs et groupes ; aucune fonction n'existe par défaut à la création du compte Smartevo.

Groupe (utilisateurs) : Regroupement d'utilisateurs selon les besoins d'organisation, configuré dans Utilisateurs et groupes.

Importer : Téléverser un contenu créatif sur la plateforme, dans le sous-module « Contenu » d'un projet, afin qu'il puisse être consulté, annoté et validé.

Interfaçage Adobe : Export des annotations d'un contenu depuis Smartevo vers Adobe Premiere Pro, via le plug-in Smartvideo (Creative Cloud), accessible depuis le menu « … » du contenu ouvert.

Listes : Vues synthétiques facilitant le tri, la recherche et le suivi : liste des briefs, liste des projets, liste des tâches, liste des contenus créatifs, chacune filtrable (dates, statut, créateur…).

Ma feuille de temps : Vue personnelle rassemblant les tâches d'un utilisateur sur tous les projets, pour une période donnée (semaine, mois, année ou période personnalisée).

Messagerie : Communication directe entre utilisateurs, en conversation individuelle ou de groupe. Disponible à 3 endroits : messagerie globale (menu de gauche), messagerie projet (sous-module « Résumé » d'un projet), messagerie tâche (dans une tâche).

Métadonnées (publication) : Description et hashtags d'une publication, rédigés manuellement ou générés par l'Assistant IA (bêta) à partir de sources sélectionnables (profils, données du projet, du brief, du contenu, sous-titres).

Modèle de brief : Structure définissant les champs qu'un demandeur devra renseigner (texte court, paragraphe, date, nombre, cases à cocher choix unique/multiple, listes déroulantes choix unique/multiple). Configuré par l'administrateur.

Modèle de planning : Suite de tâches ou de types de tâches préconfigurée, appelée lors de la création d'un projet pour préremplir automatiquement son planning.

Modèle de projet : Définit les sous-modules actifs d'un projet (brief, proposition, production, planning et tâches, contenus créatifs, publication, liens partagés, feuilles de temps, bilan, messages, IA générative…). Configuré par l'administrateur.

Modèle de publication : Détermine notamment le nombre de contenus qu'une publication peut inclure. Pour certains réseaux sociaux, comme Instagram, un modèle est déjà fourni par défaut ; il est aussi possible d'en créer d'autres.

Modèle de tâche : Associe à un nom de modèle un type de tâche, une durée, une heure de début et une checklist, pour accélérer la création de tâches récurrentes.

Mon activité : Filtre appliqué à toute l'application, qui n'affiche que les projets et tâches auxquels l'utilisateur appartient.

Mon entreprise : Section de configuration de l'identité de l'entreprise dans Smartevo : nom, nom abrégé, services internes, responsables de projet, et personnalisation de l'IA générative (secteur, produits ou services, cible, ton de communication).

Mon planning : Vue personnelle de l'ensemble des tâches d'un utilisateur, pour anticiper sa charge de travail et organiser son temps au quotidien.

Mon profil : Informations personnelles de l'utilisateur (nom, prénom, photo, entreprise ou service, coordonnées, langue), réglages de notifications par mail et personnalisation de l'IA (poste, objectifs, cible, ton).

Notification : Alerte générée par Smartevo pour informer d'une nouvelle contribution ou action (ajout de version, annotation, assignation, validation…). Classée en catégories : Tous, Non lues, Je suis mentionné(e), M'a été assigné, Envoyées. Peut aussi être reçue par e-mail.

Partager un lien : Donner accès à un ou plusieurs contenus via un lien sécurisé, copiable ou envoyable par courriel, avec permissions et options d'accès paramétrables.

Planning : Représentation temporelle de l'activité. 4 plannings disponibles : planning des tâches, planning des projets, planning des ressources humaines (avec taux d'occupation par utilisateur) et planning des ressources matérielles.

Production : Espace dédié à l'organisation d'un tournage : description, lieux, programme, ressources humaines et matérielles, logistique, feuille de route, compte rendu.

Projet : Espace de travail organisé en sous-modules activables (brief, proposition, production, liens et documents, planning et tâches, contenus créatifs, publication, liens partagés, feuilles de temps, bilan, messages, IA générative).

Proposition : Sous-module d'un projet décrivant la réponse au brief : budget prévisionnel, nombre d'heures estimé, date de livraison possible, description du contenu, ambiance et style visuel ; inclut une estimation financière pouvant faire office de devis simplifié.

Publication : Association d'un contenu créatif, d'une description et, si besoin, de hashtags, en vue de sa diffusion sur un réseau social. Distincte du contenu créatif lui-même, qui est importé dans le module Contenus créatifs puis réutilisé dans une publication.

Responsables des projets par défaut : Utilisateurs proposés par défaut comme responsables lors de la création d'un projet. Configurés séparément pour les responsables internes (dans Mon entreprise) et pour les responsables externes, rattachés à une entreprise externe (dans Entreprises externes).

Ressources matérielles : Répertoire des équipements (caméras, trépieds, salles de réunion…), associables à une tâche pour suivre leur utilisation, éviter les conflits et optimiser leur disponibilité. Un coût horaire peut être renseigné directement sur chaque ressource.

Rôle : Ensemble de droits configuré catégorie par catégorie (administration, plannings, dossiers, briefs, projet, contenus créatifs, publications, bilans, assistant IA), attribué aux utilisateurs pour définir ce qu'ils peuvent faire dans Smartevo. Seul le rôle Administrateur existe par défaut.

Statut d'une publication : Niveau d'avancement d'une publication : En édition (en cours de création), Validée (média et description renseignés), Publiée (diffusée sur sa destination).

Statuts d'un brief : Édition (en cours de rédaction), À traiter (finalisé, en attente de décision), Projet créé (validé et converti en projet), Refusé (examiné mais non poursuivi).

Statuts des projets : États d'avancement global d'un projet, paramétrables en configuration (ex. : En cours, Terminé, En stand-by, Annulé).

Statuts des tâches : États d'avancement d'une tâche, paramétrables en configuration (ex. : à faire, en cours, terminé).

Tâche : Action à réaliser dans le cadre d'un projet, assignable à un ou plusieurs utilisateurs ou créée pour soi-même.

Taux d'occupation : Sur le planning des ressources humaines, pourcentage affiché à droite de chaque utilisateur indiquant la part du temps où il est occupé sur la période affichée (jour, semaine, mois).

Types de projets : Qualification de la nature d'un projet, pour mieux le catégoriser, le filtrer et analyser l'activité globale.

Types de tâches : Association d'un nom de tâche à une catégorie (projet ou ressources humaines) et à une couleur.

Utilisateurs et groupes : Gestion des utilisateurs de la plateforme et de leurs droits : comptes actifs et inactifs, appartenance à des groupes, fonctions, rôles définissant les niveaux d'accès dans Smartevo.

Valider : Approuver une version d'un contenu, signifiant qu'elle est conforme aux attentes.

Version interne / externe : Une version interne (version 0) sert aux échanges et validations internes et n'est pas visible de toute l'équipe ; partagée en externe, elle devient une version externe (version 1).

Vues planning : Formats d'affichage des tâches : Chronologie (ligne de temps), Calendrier (jour/semaine/mois), Agenda (créneaux horaires), Kanban (par statut), Liste (tableau).