Dans un projet Smartevo, chaque fichier a sa place selon l'usage qu'on souhaite en faire.
Distinguer les deux espaces
Liens et documents et Contenus créatifs répondent à deux logiques différentes au sein d'un projet.
Liens et documents
Cet espace sert au partage documentaire de l'équipe projet. Il accueille :
les fichiers Word, par exemple des comptes-rendus ou des rapports ;
les fichiers PowerPoint, par exemple des présentations de travail ou des supports de réunion ;
les fichiers Excel, par exemple des statistiques ou des fichiers de suivi ;
les liens externes, par exemple vers un drive, WeTransfer ou une URL de référence.
Contenus créatifs
Cet espace est réservé aux fichiers dont le but est d'être annotés et validés directement dans Smartevo, pas simplement stockés :
vidéo (.mp4) ;
image (PNG, JPEG) ;
PDF ;
audio (.mp3).
Choisir le bon espace avant de déposer un fichier
Avant de déposer un fichier dans un projet, une question permet de déterminer où le placer : ce fichier est-il destiné à être annoté et validé ?
Si oui, le déposer dans Contenus créatifs.
Si non, le déposer dans Liens et documents. Il est alors accessible à tous les membres du projet, sans validation requise.
Traiter le cas particulier du PowerPoint
Un même fichier PowerPoint peut relever de l'un ou l'autre espace, selon son usage :
s'il contient des visuels à valider, l'exporter en PDF puis le déposer dans Contenus créatifs, afin qu'il puisse être annoté et validé directement dans la plateforme ;
s'il s'agit d'un document de travail d'équipe, le déposer directement dans Liens et documents, sans passer par le circuit de validation.