Dans Smartevo, ce que vous pouvez faire dépend de votre rôle. Cet article explique comment les droits sont organisés.
Les rôles sont gérés par les administrateurs de votre organisation. Depuis la photo du profil d'utilisateur, ils accèdent à Utilisateurs et groupes, puis à Rôles. Un rôle y est paramétrable catégorie de droits par catégorie de droits.
Seul le rôle Administrateur existe par défaut à la création de votre compte Smartevo. Il ne peut pas être modifié, car il doit conserver un accès complet pour tout gérer. C'est ensuite à l'administrateur de créer les autres rôles dont votre organisation a besoin.
Consulter la liste des rôles
L'onglet Rôles liste les rôles existants. Pour chaque rôle, une croix indique ses principaux droits (Création brief, Création projet, Création contenu, Annotation contenu, Validation contenu, Organisation globale, Administration). La liste affiche aussi son type d'abonnement,le nombre d'utilisateurs qui lui sont affectés (Affectation utilisateur) et le nombre de projets qui l'utilisent (Utilisation projet). Un bouton Ajouter un rôle permet d'en créer un nouveau, et une recherche par nom permet d'en retrouver un. Le rôle Administrateur ne peut pas être supprimé, contrairement aux autres rôles.
Sous la liste, le Bilan abonnement indique, pour chaque type d'abonnement, le nombre d'abonnements souscrits et utilisés.
Gérer les droits globaux
Comprendre les catégories de droits
Les droits sont définis par grandes catégories, chacune avec ses propres réglages :
Administration : configuration des ressources matérielles, des entreprises externes, des utilisateurs et groupes, de l'application.
Plannings : droits sur le planning des tâches, des projets, des ressources humaines et matérielles.
Dossiers : création, édition, suppression.
Briefs : création, et droit de voir ou d'éditer tous les briefs.
Projet : pour chaque projet, des droits distincts sur sa création, sa suppression, son résumé, son brief, sa proposition, sa production, son planning, ses contenus créatifs, ses liens partagés, ses bilans et ses messages. Le droit Contenus créatifs sur Peut éditer permet de créer des contenus, par glisser-déposer ou avec Importer des fichiers.
Contenus créatifs : voir, ajouter une version, changer le statut, voir et annoter les versions internes, annoter, répondre aux annotations, valider, exporter les annotations, etc.
Publications : préparer les publications, publier sur les plateformes.
Bilans : accès aux bilans des tâches, des projets et des ressources.
Assistant IA (bêta).
Dans Contenus créatifs, les droits Annoter et Annoter les versions internes se règlent sur Peut éditer, Peut voir ou Aucun droit. Certains droits sont liés : si Annoter passe sur Aucun droit, Répondre aux annotations passe sur Non ; si Répondre aux annotations passe sur Oui alors qu'Annoter est sur Aucun droit, Annoter passe sur Peut voir.
Certaines catégories nécessitent en plus un type d'abonnement, indiqué à côté de leur titre, indépendamment du rôle lui-même. Il existe trois types d'abonnement : Administration / Organisation, Projet et Contribution.
Par exemple, la catégorie Contenus créatifs nécessite l'abonnement Contribution, et la catégorie Projet l'abonnement Projet ou Contribution. Chaque rôle est rattaché à un type d'abonnement.
Comparer des rôles types
Voici quatre exemples de rôles, pour vous aider à créer les vôtres :
Administrateur : accès à tout, dans toutes les catégories (création, édition, suppression, validation, configuration).
Équipe interne : peut créer et modifier ses projets (résumé, brief, proposition, production, planning, contenus créatifs) et travailler sur les contenus (ajouter une version, annoter), mais sans droit de validation ni de publication, et sans accès à l'administration ni aux dossiers.
Externe : ciblé sur une action précise, par exemple voir certains contenus créatifs, les annoter et les valider, sans aucun accès à l'administration, aux plannings, aux dossiers, aux bilans ou aux publications.
Consultation : limité à la lecture (plannings, projets, briefs, contenus créatifs), sans droit de créer, modifier, annoter ou valider. Seule la messagerie lui reste ouverte.
Entre ces exemples, un rôle peut être paramétré librement selon les besoins de votre organisation.
Gérer les droits dans un projet
Modifier les droits d'un membre de l'équipe
Lorsque vous créez un projet, vous en devenez responsable. Vous pouvez ajouter d'autres responsables à ce projet.
Dans le panneau latéral, sous Projet en cours, survolez le nom du projet.
Dans le menu qui s'affiche, sélectionnez Équipe.
Par défaut, tous les responsables du projet ont tous les droits activés sur ce projet. Depuis Équipe, vous pouvez modifier les droits de chaque membre, y compris des autres responsables, par exemple autoriser une personne à annoter ou à valider des contenus, indépendamment de son rôle global.
Une petite icône apparaît à côté de l'icône Responsable du projet dès que les droits d'une personne ont été personnalisés.
Comprendre les droits par défaut
Lorsqu'une personne est ajoutée à un projet, les droits qu'elle y reçoit par défaut dépendent de son rôle global. Lorsqu'elle n'est pas Administrateur, elle garde des droits plus restreints : pas de validation, ni d'accès aux versions internes, mais suffisamment de permissions pour contribuer (importer des contenus, annoter).
C'est ensuite au responsable du projet de restreindre davantage son accès, module par module, en Peut éditer, Peut voir ou Aucun droit :
Production peut être masqué à une personne qui n'est pas impliquée dans le tournage.
Les Bilans sont généralement réservés aux responsables du projet.
Les rôles globaux influencent fortement les autorisations dans les projets : ils prennent le dessus sur les droits du projet, notamment lorsque le droit Tous les projets est activé au niveau du rôle.