Dans Smartevo, vous pouvez partager un ou plusieurs contenus via un lien sécurisé, pour que leurs destinataires puissent les visualiser, les annoter ou les télécharger, sans nécessairement disposer d'un compte Smartevo.
La création du lien
Depuis les contenus créatifs
Sélectionnez un ou plusieurs contenus, cliquez sur les …, puis sur « Créer un lien ».
Choisissez le type de lien : « Version actuelle figée » (le destinataire garde la version du moment du partage) ou « Version dynamique : la plus récente » (le lien suit les mises à jour du contenu).
Cliquez sur « Enregistrer ».
La fenêtre « Partager un lien vers un contenu » s'ouvre alors, avec le lien généré, que vous pouvez copier.
Depuis un contenu ouvert
Cliquez sur les "…", puis sur « Créer un lien ». La fenêtre « Partager un lien vers une version » s'ouvre directement, sans étape de choix du type de lien : le lien pointe sur cette version précise.
Depuis un dossier
Cliquez sur les … du dossier, puis sur « Créer un lien vers le dossier ». La fenêtre « Partager un lien vers un dossier » s'ouvre, avec les mêmes autorisations et options que pour un contenu. Un lien ne peut pas être créé vers un dossier vide, ni vers un dossier qui contient au moins un sous-dossier.
Les autorisations et options du lien
Autoriser l'ajout d'annotation,
Voir les annotations des autres intervenants,
Autoriser le téléchargement,
Permettre de notifier la fin des annotations,
Ne pas partager le numéro de version,
Protéger le lien avec un mot de passe,
Définir une date d'expiration
Un commentaire interne, non visible par le destinataire, peut également être ajouté.
L'envoi du lien
Trois options sont disponibles : « Envoyer par email », « Copier le lien » ou « Ouvrir le lien ». Pour envoyer le lien par e-mail :
Ajoutez un ou plusieurs destinataires.
Ajoutez un message si besoin.
Cliquez sur « Envoyer par email ».
Les destinataires reçoivent alors un e-mail avec le lien pour accéder au contenu.
Ce que voit le destinataire du lien
En cliquant sur le lien reçu par e-mail, le destinataire accède aux contenus partagés. Trois options peuvent lui être proposées : visualisation, annotation et téléchargement.
Les options de visualisation et de téléchargement sont simples : un lecteur est à sa disposition, ainsi qu'un bouton « Télécharger » en haut à droite.
L'annotation depuis le lien
N'ayant pas de compte Smartevo, le destinataire commence par renseigner son prénom et son nom.
Il annote ensuite le contenu de la même façon que décrit dans l'article Annoter un contenu créatif.
Une fois toutes les annotations effectuées, il clique sur « Terminer (notifier) » : son interlocuteur est alors notifié.
Si l'interlocuteur répond à un commentaire, le destinataire reçoit un e-mail l'en informant, et peut consulter sa réponse.